Planlægning er nøglen

Det kan være et uoverskueligt og umuligt arbejde at få styr på planlægning. I mange sammenhæng og erhverv er planlægning en tidskrævende proces for alle parter. Det er alt lige fra medarbejderne, receptionisten og gæsten. Når man skal planlægge et møde, så er det for medarbejderne svært at identificere det rigtige lokale, som passer med kapacitet og tilgængelighed. Det vil i mange henseender resultere i overbooking eller for store eller små lokaler.

Derudover er det svært for den pågældende receptionist at holde styr og skabe harmoni i hele mødeplanlægningen. Det gør både arbejdet svære, da man som bindeled ikke kan finde hverken hoved eller hale i små sedler eller lignende. Det resulterer i, at det bliver uoverskueligt, og receptionisten har svært ved at fuldføre sit arbejde som ønskede.

Sidst er det til stor frustration for gæsten eller kunden. Det vil for den pågældende virksomhed skabe et dårlig førstehåndsindtryk, da der ikke er styr på detaljerne. Derudover vil der kunne være unødigt ventetid og spildtid. Tid er penge, og derfor er planlægning nøglen til succes både i mindre såvel som store koncerner. Det vil give et professionelt udtryk.

Spar tid og penge med mødeplanlægning

Ved implementeringen af digital mødeplanlægning vil man kunne minimere risikoen markant samt spare tid og penge. Det digitale system er et komplet system, hvor der er styr på alle afdelinger, og det manuelle arbejde er sparet væk. Derved slipper man for at indtaste oplysninger eller have løse sedler.

Tværtimod vil der være integreret en interaktiv plantegning. Det gør det markant nemmere at navigere rundt i ledige lokaler såvel som passende lokaler. Hele opsætningen er en simpel proces. Udover enkelheden, så vil der også være flere funktioner tilknyttet

• Bestilling af catering
• Registrering af gæster
• Booking af ressourcer

I det digitale mødeplanlægning er der mulighed for at bestille catering samtidig. Det vil sende en direkte besked til kantinen eller lignende, så det ikke er nødvendigt at overbringe beskeden manuelt. Det er de små detaljer, som vil imponere på den lange bane.

Systemet med mødeplanlægning vil give muligheden for, at gæsterne selv kan checke ind eller receptionisten enkelt kan gøre det og vise vej til det pågældende lokale. Det vil give en meget nemmere professionel og hurtig check-in proces.

I tilfælde af at der er behov for særlig omstændigheder såsom en skærm eller lignede repræsentations værktøjer, så vil det være tilgængeligt i nogle lokaler, og man kan booke sådanne. Alt i alt er det altså med til at spare både penge og tid for alle parter at skabe bedre muligheder og løsninger for en arbejdsplads.